آیا دوست دارید خلاقیتتان را بالا ببرید؟ آیا فکر می کنید خلاقیت بالا باعث بهبود زندگیتان خواهد شد؟

 

قبل از دادن پاسخ بله یا خیر به سوال بالا، ببینید واژه ی خلاقیت در نظر شما واقعاً چه مفهومی دارد؟

 

 

اگر تصور می کنید خلاقیت فقط برای هنرمندان لازم است، درحالیکه شما مدیر یا معاون یک شرکت هستید، احتمالاً پاسخ شما به سوال بالا منفی خواهد بود. اما باید بدانید که مفهوم خلاقیت چیزی بسیار فراتر از هنر و هنرمندان است و در کلیه ی عرصه های زندگی برای همه مورد نیاز است.

 

تصور شما از یک فرد خلاق احتمالاً کسی است که در یک اتاق زیر شیروانی که پر از تابلوهای نقاشی است زندگی میکند. یا نویسنده ای که همه ی روز خود را پشت یک کامپیوتر مشغول کار کردن بر روی رمان جدید خود می گذراند. یا یک موسیقیدان، بازیگر، یا خواننده که روی صحنه مشغول اجراست. همه این افراد به طرز هنرمندانه ای کار خود را به دیگران نشان می دهند، و می توان گفت که افراد خلاقی هستند حتی اگر کسی از هنر آنها لذت نبرد.

 

اما در مورد یک مدیر شرکت که افکار جدیدی برای تولید یک محصول جدید در سر دارد چه می توان گفت؟ فردی که برای به مرحله ی عمل درآوردن افکار و ایده های خود، شرکتی تاسیس کرده و صدها نفر را استخدام می کند؟ به نظر شما آیا این کار هم نیازمند خلاقیت نیست؟

 

در مورد یک دانشمند محقق که در آزمایشگاه خود مشغول به کار است، و سعی دارد تا ماده ای جدید برای ساختن دارویی برای درمان یک بیماری خطرناک بسازد، چه میتوان گفت؟ آیا این هم کاری خلاق نیست؟ مادری که سعی دارد تا با بودجه ی کم خود غذاهای خوشمزه برای کودکانش بپزد چطور؟ او فردی خلاق نیست؟

 

برای یک نفر ممکن است خلاقیت به معنای چسباندن صدف های دریایی در اطراف یک نقاشی برای قاب گرفتن آن باشد. برای فردی دیگر خلاقیت در حل یک مسئله ی دشوار فیزیک است.

 

وقتی مفهوم خلاقیت را فقط در چارچوب هنر تعریف کنیم، مطمئناً خیلی تفکرات و ایده های ناب و خلاقانه را نادیده گرفته ایم. هنرمندی که نقاشی می کند و نویسنده ای که رمان می نویسد، هر دو با دانشمندی که در آزمایشگاه کار می کند و آن مؤسس شرکت و آنکه با صدف دریایی برای نقاشی ها قاب درست می کند، وجه مشترک دارند.

 

همه ی آنها روی مشکلات و راه حلهایی برای آنها کار می کنند که سابقاً وجود نداشته است. این افراد از فکرشان برای تصویر راه های جدید برای انجام کارها استفاده میکنند.

 

آنها ایده هایی جدید، دیدگاهی جدید، محصولات جدید و تکنیک های جدید ابداع میکنند. گاهی اوقات توانایی خلاق بودن منجر به شهرت و ثروت می شود و گاهی هم فقط یک نوع احساس رضایت شخصی در فرد ایجاد می کند.

 

حال سؤال این است که آیا ما می توانیم توانایی خلاق بودن خود را تقویت کنیم؟ بله، یاد گرفتن اینکه چطور خلاق باشیم کاری بسیار لذت بخش و مفرح است. اکثر ما در دوران کودکی قبل از اینکه قانون های جهان را یاد بگیریم، بسیار خلاق بودیم. راه های بسیار زیادی برای زنده کردن دوباره ی این روحیه خلاقیت در ما وجود دارد.

 

 

برخی از این تکنیک ها شامل افکار بکر و ناگهانی، طرح ریزی فکر، اشکال مختلف هیپنوتیزم  و مدیتیشن و خواب های هدایت شده می باشد. همه ی این تکنیک ها یک وجه اشتراک دارند: همه ی آنها سعی دارند تا از انتقادات و قضاوت های درون مغز ما عبور کنند. همه ی ما ندایی درونی داریم که بر هر چه ما به آن فکر میکنیم و انجام می دهیم، نگاهی نقادانه دارد. اکثر اوقات ممکن است متوجه این ندای درونی باشیم و این ندا تاثیری شگرف بر عملکردهای ما در زندگی دارد. در اکثر ما این ندای درونی بسیار منفی است. مهم نیست که در مورد چه فکر کنیم یا قصد انجام چه کاری را داشته باشیم، این ندای درونی دقیقاً مثل یک ضبط صوت مداوم مشغول انتقاد کردن و عیبجویی از کارهای ما و افکار و ایده هایمان است.

 

وقتی ما به فکری جدید برمی خوریم، ندای درونیمان به ما می گوید: "این فکری احمقانه است." یا اینکه می گوید، "من نباید هیچ وقت فردی متوسط باشم، باید بدرخشم و همیشه بهترین باشم. همه ی افکار من باید نوگرایانه و عالی باشد. اگر ایده های من از همان ابتدا عالی نباشد، من شکست خورده ام و بهتر است دیگر تلاشی نکنم."

 

این منتقد درونی منفی همیشه به صورت یک ندا نیست و گاهی تصاویری از شکست خود مشاهده می کنیم. یا احساس ترس و خجالت به ما دست می دهد که ما را از دنبال کردن ایده ها و اعمال جدید و خلاقانه باز می دارد. منتقد درونی شما وقتی از شما انتقاد می کند و می گوید که افکار و ایده هایتان جالب نیست، شریر و زیان آور نیست. در واقع این منتقد سعی دارد تا شما را خجالت زده شدن در برابر واکنش ها و عکس العمل های منفی اطرافیان درمورد ایده های شما محافظت کند.

 

این منتقد درونی سعی دارد تا از ما فردی کامل و مطمئن بسازد، اما ممکن است گاهی تاثیرات مخربی نیز داشته باشد.

 

اگر این گفتگوهای نقادانه درونی ما اکثراً منفی باشد، توانایی های خلاقانه ما فروکش کرده و رفته رفته از بین می روند. و این حس انتقادگر درونی به جای اینکه به ما کمک کند تا افکار بهتری ایجاد کنیم، توانایی ما را برای مطرح کردن ایده ها و افکار جدید نابود می کند.  شما نمی توانید در آنِ واحد هم انتقادگر و هم خلاق باشید. این دو رویکرد نیازمند طُرق فکری متفاوت از یکدیگر هستند. رویکرد انتقادانه، تحلیلگرایانه، و قضاوتیِ مغز ما از عهده ی ایجاد و تولید ایده ها و افکار جدید و خلاقانه بر نمی آید. حتی نوع موج مغزی که هنگام افکار خردگرایانه و تحلیلگرایانه ایجاد می شود کاملاً با زمانی که افکار و ایده های خلاقانه تولید می کنیم متفاوت است.

 

 

اما اگر می خواهید خلاق باشید، موقعش رسیده است که با این منتقد سرسخت درونی مقابله کنید و او را پی نخود سیاه بفرستید!

رابطه مثبت با همکاران باید بر مبنای احترام به حریم شخصی، مقام و شخصیت آنها باشد و مراقب کلیه رفتارهای خود، گپ های دوستانه، شوخی و خنده، و اختلافات باشید.

 

در گفتگوهای خود با همکارانتان، چه گپ های دوستانه باشد و چه صحبت های جدی کاری، یکی از سریعترین راه ها برای از خود راندن دیگران، تجاوز به حریم شخصی آنهاست.

 

به جای ازدحام کردن به دور کسانی که با آنها صحبت می کنید، کمی عقب تر بایستید (نیم متر فاصله به نظر مناسب است).

اگر یکی از همکارن صدایی آرام و ملایم داشت، ممکن است برای درک صحبت های او کمی خم شوید، اما وقتی نوبت به حرف زدن خودتان رسید باید به حالت معمول برگردید.

هنگام گفتگو با طرف مقابل ارتباط چشمی پیدا کنید. داشتن سیمایی مشتاق و علاقه مند، که با ارتباط چشمی آغاز می شود، تاثیر بیشتری بر مخاطب خواهد گذاشت.

حواستان به اختلاف های قدی باشد: اگر با یکی از همکاران اختلاف قدی زیادی داشتید، هنگام صحبت کردن با وی، به اندازه کافی از او دور بایستید تا او مجبور نباشد مدام بالا یا پایین را نگاه کند.

مراعات حال همکاران ناتوان جسمی خود را بکنید— مثل آنها که روی ویلچر هستند یا آنها که مشکل ناشنوایی دارند.

اگر با همکاران بین المللی در ارتباط هستید، باید از فرهنگ و آداب سخن گفتن آنها آگاه باشید.

 

 

درخواست و اعاده کمک

 

مسلماً هیچکس از افرادی که کار و مسئولیت هایشان را خودشان به موقع انجام نمیدهند و برای اتمام کار خود همکاران را وادار به کمک می کنند، خوشش نمی آید. همینطور آندسته از افراد که سیستم فایل بندی شرکت را هیچوقت یاد نمی گیرند و مدام برای آموزش به این و آن متوسل می شوند. در نتیجه، بعضی از کارمندان خوب هم به خاطر اینکه می ترسند با چنین افراد بی مسئولیتی اشتباه گرفته شوند، در درخواست کمک از همکاران خود تردید می کنند. اما در بیشتر شرکت ها و ادارات، کارمندان برای کمک به آندسته از همکاران که قبلاً به یاری آنها آمده اند، مشتاقند.

 

بهترین راه برای درخواست کمک، کمک کردن به دیگران است. مثلاً اگر وقتی می بینید یکی از همکاران در ساعت ناهار مشغول رسیدگی به پرونده های مشتریان است که روی هم تلمبار شده، به او کمک کنید، مطمئناً این سخاوت و خیرخواهی شما بیپاسخ نخواهد ماند. البته این کار داوطلبانه جزء اضافه کاری های شما ثبت نخواهد شد که با ازای آن مزد بگیرید، پاداش شما تشکر و قدردانی همکارتان خواهد بود. از این دید نگاه نکنید که هر کار نیکتان باید با مزد و اجرت جبران شود، و هیچوقت هم این کمک های دوستانه تان را به همکاران خاطرنشان نکنید تا ثابت کنید چه انسان فداکار و باگذشتی هستید.

 

و وقتی هم یکی از همکاران در کارها به کمک شما می آید، تشکر و قدردانی فراموشتان نشود، حتی اگر کمکی ناچیز و جزئی باشد. و وقتی هم که یکی از همکارات از ساعت ناهارش برای کمک به شما می گذرد، به نظر من یک هدیه کوچک یا یک دعوت به ناهار ضروری باشد.

 

 

تعریف کردن و تعریف شنیدن

 

همه ی کارمندان گه گاه نیاز دارند تا کسی از آنها تعریف و تمجید کند. مدیران شرکت معمولاً مشاورانی را استخدام می کنند تا به آنها آموزش دهند که چطور کارمندان را مورد تشویق و تحسین قرار دهند، اما راهکرد اصلی این است که فردی همدل باشید و برای دیگران احساس داشته باشید. گفتن "آفرین"، یا "کارت عالی بود" به کارمندان، انگیزه و روحیه آنها را بالا می برد.  همچنین نشان می دهد شما فردی باملاحظه و هوشیار هستید و می دانید که چه زمان باید چه کسی را تشویق و تحسین کنید. اما حواستان باشد که اغراق نکنید و بیش از اندازه از همکارانتان تعریف نکنید، چون اینکار ارزش تمجیدهایتان و صمیمیتتان را کم می کند.

 

قدردانی از تعریف و تمجیدهای دیگران برای خیلی از افراد به نظر مشکل است. خیلی ها که از بچگی یا گرفته اند خودنما و فخر فروش نباشند، آنقدر درمورد شایستگی نداشتن در برابر تعریفات دیگران موشکافی می کنند، که جنبه منفی به آن می دهند. این اندازه شکسته نفسی و فروتنی هم اصلاً خوب نیست. پس از این به بعد به جای دلیل و برهان آوردن برای عدم لیاقت و شایستگی شما برای تعریف فلان نفر از کارتان، بهتر است بگویید، "کارم را خوب انجام دادم، نه؟"

 

حل همه ی این مشکلات با گفتن یک کلمه ساده حل می شود: "متشکرم".  

 

چه بگویید وقتی....

 

 

یکی از همکاران نامزد یا عروسی می کند

 

"تبریک می گویم"، "برایت آرزوی خوشبختی و موفقیت می کنم"، "عروسیت مبارک باشد". طبیعتاً در چنین مواقعی باید برای فرد مورد نظر آروزی خوشبختی کنید. درمورد همسری که انتخاب کرده، کنجکاوی نکنید. لازم هم نیست برای او توصیه های مخصوص ازدواج بکنید یا تجربیات تلخ خود و اطرافیانتان را برای او عنوان کنید.

 

یکی از همکاران حامله می شود

 

اظهار خوشحالی کنید، اما دست از فضولی کردن بردارید. از ارائه توصیه هایی که مخالف پزشکی روز است هم خودداری کنید. مطمئن باشید او برای خود پزشک متخصص دارد که راهنماییش کند. از تعریف کردن داستان های وحشتناک درمورد وضع حمل و این قبیل چیزهای مربوط به حاملگی و به دنیا آوردن بچه خودداری کنید.

 

یکی از همکاران سقط جنین می کند

 

سقط جنین هم مرگ یک انسان است که باید برای آن غصه دار شد. با درک عمق این فقدان  برای همکارتان، با او همدلی کنید. از گفتن جملاتی مثل "خدا اینطور خواسته..." یا "حتماً صلاح بر این بوده.." و از این قبیل خودداری کنید. و هیچوقت، تحت هیچ شرایطی به همکارتان نگویید که این سقط جنین به خاطر کارهایی است که او کرده یا نکرده.

 

یکی از همکاران طلاق می گیرد

 

طلاق هم نوعی مرگ است. در چنین موقعیتی بهتر است به جای حرف زدن به حرف های همکارتان گوش بدهید. در صورت لزوم هم می توانید توصیه های خود را (درمورد مراقبت از فرزندان، مالیات بر درآمد به عنوان سرپرست خانواده و.....) ارائه دهید.

 

یکی از همکاران یا اطرافیان او بیمار می شود

 

اگر یکی از همکاران یا نزدیکان او شدیداً بیمار می شود، رفتار و عمل شما بیش از حرف هایتان اهمیت پیدا می کند. با کمک به فرد مورد نظر در کارهایش، همدلی خود را به او نشان دهید. از غیبت های او گلایه نکنید. می توانید کسی را برای جانشین موقتی او در شرکت بگذارید تا کارهای مربوط به او را انجام دهد. و فرد مورد نظر را از جریان کار آگاه کنید.

 

یکی از نزدیکان همکاران فوت می کند

 

وقتی یکی از همکاران عزیز خود را از دست می دهد، تسلیت خود را به صورت کتبی و شفاهی به او اعلام کنید. اگر از همکاران نزدیک شماست، حتماً در مراسم تدفین و عزاداری شرکت کنید. از گفتن جملاتی مثل، "خدا را شکر کن، عذابش تمام شد" یا مشیت خدا این بوده" و ... خودداری کنید. کارهایی که از دستتان برمی آید را برای او انجام دهید و موقعیتش را درک کنید. مرگ یکی از عزیزان ممکن است حال وهوای همکارتان را به کلی تغییر دهد، پس توقع نداشته باشید بعد از یکی دو هفته همان همکار سابق شما شود.

 

یکی از همکاران اخراج شده یا منتقل می شود

 

با او همدردی کنید، اما طوری در این رابطه با او صحبت نکنید که داغش را تازه تر کنید. توضیح او را درمورد دلیل اخراجش بپذیرید و بیش از آن کنجکاوی نکنید. اگر کمکی از دستتان برمی آید دریغ نکنید، توصیه ای، تنظیم دوباره رزومه، پیدا کردن کاری جدید، یا هر چیز دیگری. اما این همدلی خود را تا جایی ادامه ندهید که دست به همکاری در اعمال مخرب او مثل نوشتن نامه های تهدیدآمیز و...بزنید. و تعجب نکنید اگر آن همکار سابق از زندگی شما بیرون برود، چون او دیگر عضوی از محل کار شما نیست و به جای جدید وارد می شود و ممکن است شما را فراموش کند.

درست است که این روزها ایمیل و پیام های فوری از طریق Messenger در ارتباطات اداری خیلی باب شده است، اما هنوز هم تلفن نقش بسیار مهمی در حیطه کار ایفا می کند. مکالمات تلفنی نیز دقیقاً مثل جلسات کاری رو در رو، باید از یکسری قوانین و اتیکت ها پیروی کند تا تجربه ای شیرین و سازنده برای هر دو طرف بر جای بگذارد.

 

چشم پوشی از رفتارها پشت تلفن کار ساده ای است. برخوردها و ملاقات های ناگهانی یا پیام ابلاغ ایمیل جدید که یکباره روی صفحه نمایش کامپیوتر ظاهر می شود، میتواند باعث پرت شدن حواس شود. اما باید یادتان باشد که مکالمات تلفنی هم به اندازه مکالمات رو در رو اهمیت دارد.

 

اگر شغلتان جوری است که ایجاب میکند بیشتر روز با تلفن صحبت کنید، یادتان باشد که معمولاً چند ساعت طول می کشد تا تارهای صوتی حنجره انسان بعد از چند ساعت خواب شب خوب گرم شود. 8 ساعت خواب در شب باعث می شود تارهای صوتی زنگ بزند! از اینرو بعد از بیدار شدن موقع حاضر شدن برای رفتن به سر کار، کمی جلوی آینه دستشویی کمی با صدایتان بازی کنید و حرف بزنید. یا موقع دوش گرفتن کمی در حمام آواز بخوانید. تمرین تنفس عمیق هم شکم و گلویتان را برای یک روز تمام حرف زدن آماده می کند. اگر با ماشین خودتان به محل کار می روید می توانید در مسیر با آهنگی که از ضبط صوت پخش می شود هم همخوانی کنید.

 

گرفتن یک تماس تلفنی

 

برای گرفتن یک تماس تلفنی کاری، اول باید خودتان و شرکتتان را معرفی کنید. اگر به یک منشی وصل شده اید، نام کسی را که می خواهید با او صحبت کنید را او عنوان کنید. به همین سادگی: "سلام، من آریا از شرکت کوشا ایران هستم. می توانم با آقای سمیعی صحبت کنم؟"

 

باید آماده باشید تا یکی دو جمله در مورد هدف تماستان صحبت کنید. وقتی به فرد مورد نظر وصل شدید، هدفتان را بیان کرده و حتماً از او بپرسید که احیاناً مزاحمش نشده باشید. این بخش از اتیکت استفاده از تلفن یکی از مهمترین قسمت های آن است چون باعث می شود فرد مورد نظر در صورت گرفتار بودن، بعداً در فرصتی مناسب تر پاسخگوی نیازهای شما باشد. به هیچ عنوان در مورد مدتی که می خواهید وقت او را یگرید دروغ نگویید، پس اگر فکر می کنید که کارتان بیشتر از 5 دقیقه طول می کشد، نگویید، "سریع کارم تمام می شود و بیشتر از 5 دقیقه وقتتان را نمی گیرم!" اجازه بدهید طرف مقابلتان از همان ابتدای مکالمه تصمیم بگیرد که چه باید بکند.

 

اگر به خط منشی شرکت وصل شده اید و وی هدف تماس شما را جویا شد، باید بتوانید مختصر و مفید هدفتان را برای او مطرح کنید. اما به هیچ عنوان فکر نکنید که او باید پاسخ شما را بدهد؛ وقتی مستقیماً به فردی که موردنظرتان بوده وصل شدید، پیامتان را دوباره به زبان خودتان مطرح کنید. اگر از شما خواستند که بعداً زنگ بزنید یا پیام خودتان را بگذارید، ناراحت نشوید—قرارهای قبلی همیشه در اولویت هستند.

 

پاسخ گویی به تلفن

 

مردم به دلایل مختلف برای امور کاری تلفن می زنند. خیلی به ندرت پیش می آید که فروشنده ها و مشتری ها فقط برای حال و احوال کردن به یکدیگر زنگ بزنند. تلفن های کاری معمولاً به عملی خاتمه پیدا می کند، از اینرو بهتر است با هرچه دلپذیرتر کردن صدایتان پشت تلفن، اولین تاثیری که روی مخاطب می گذارید، تاثیر خوشایندی باشد. 

 

وقتی گوشی تلفن را برمی دارید، نام خودتان و شرکتتان را عنوان کنید. بد نیست که قبل از معرفی، از مخاطب برای گرفتن تماس تشکر هم بکنید. مثلاً بگویید: "با تشکر از تماس شما، آرا هستم از شرکت کوشا ایران. می توانم کمکتان کنم؟" اگر در یک شرکت خیلی بزرگ کار می کنید، بهتر است که نام بخش و قسمت خودتان را هم در قسمت معرفی بگنجانید.

 

لطفاً چند لحظه منتظر بمانید!

 

نگه داشتن تماس گیرنده ها پشت خط، در اتیکت آداب تلفن های کاری یک شمشیر دولبه است. معمولاً هیچکس دقیقاً در موقع مناسب تماس نمی گیرد، به خاطر همین منتظر ماندن پشت خط را باید تحمل کند. اما کارهای زیادی هست که تماس گیرنده و فردی که تماس را دریافت کرده برای هرچه خوشایندتر کردن این لحظات میتواند انجام دهد. 

 

اگر باید کسی را پشت خط نگه دارید، حتماً بد ازاینکه از او خواستید پشت خط منتظر باشد، پاسخ او را هم بشنوید. اگر کسی شکایت کرد، به آرامی دلیل اینکار را به او توضیح دهید. احتمالاً کسی که آنها می خواهند با او صحبت کنند، موقتاً از دفتر بیرون رفته و باید ببینید که کجاست و یا با خط دیگری مشغول صحبت است. تماس گیرنده ها معمولاً برای منتظر ایستادن خود به دنبال دلیل هستند اما سعی نکنید که خیلی اطلاعات به آنها بدهید. اگر مثلاً فلانی از بخش فروش به تولت رفته، خیلی ساده به تماس گیرنده بگویید که او پشت میز خود نیست.

 

یادتان باشد هر 30 ثانیه یکبار وضعیت را به اطلاع کسی که پشت خط مانده برسانید، مثلاً "تماسش طولانی شده" یا "به خط دیگری وصل شده" یا "آمدنش کمی طولانی شد" و از این قبیل...بعد از سه دقیقه منتظر ایستادن بهتر است از فرد بخواهید که بعداً تماس یگیرد یا پیام خود را بگذارد.

 

پیام ها و ایمیل های صوتی

 

اگر می خواهید برای کسی یک پیام صوتی بگذارید، دقت کنید که پیامتان کوتاه و دقیق باشد. واضح و آرام صحبت کنید و فراموش نکنید که نام، شماره تلفنتان را هم بگذارید. نام و شماره تلفنتان را در ابتدا و انتهای پیام تکرار کنید، به خصوص اگر مخاطب را نشناسید. اگر سیستم پیام صوتی طوری بود که می توانستید صدای ضیط شده تان را بشنوید، حتماً اینکار را بکنید تا مطمئن شوید که پیامتان را به دقت و کامل مطرح کرده اید.

 

پاسخ دادن به این پیامها قابل تقدیر است. روال به این صورت است که در 24 ساعت باید پاسخ این پیامها داده شود. اگر نتوانستید نیاز فرد تماس گیرنده را در این مدت زمان برآورده کنید، حتماً با او تماس گرفته و به اطلاع دهید که چه موقع پاسخگوی وی خواهید بود.

 

ایمیل صوتی خودتان

 

پیامهایی که برای دیگران می گذارید هم ابزار بسیار مهمی در کار است. اطلاع رسانی اهمیت زیادی دارد. بهترین پیام باید بتواند نکات بسیار مهمی را برای فرد تماس گیرنده مطرح کند: نام شما، سازمان یا گروهی که در آن هستید، تاریخ (نشان می دهد که شما مداوماً ایمیلتان را چک می کنید)، اینکه آن روز در شرکت هستید یا نه، چه موقع با وی تماس خواهید گرفت، اینکه اگر کارشان فوری و ضروری است با چه کسی تماس بگیرند. و از این قبیل.

 

ممکن است این کارها کمی دشوار به نظر برسد اما فقط نیاز به کمی نظم دارد. البته می توانید کار را کمی ساده تر بکنید و هفته ای یکبار پیامهای صوتیتان را چک کنید. البته بهتر است این مسئله را با تماس گیرنده ها در میان بگذارید. اضافه کردن هر اطلاعات اضافی که به درد افراد بخورد در پیام صوتیتان خیلی خوب است. و نکته مهم این است که حتماً به این پیامها پاسخ دهید.

یکی از مؤثرترین راهکارها به منظور برقراری ارتباط با سایرین، پرسیدن سؤال های متفاوت است. ایجاد روابط ناگسستنی، طرح های استراتژیک، در دست داشتن وثیقه های برنده، و تبادل نظرهای معنادار، همه و همه به عنوان محصولات و ثمرات پرسیدن سؤالات ماهرانه به شمار می روند. اگر هر یک از موارد بالا در رابطه شما وجود نداشته باشد، ارتباط ضعیف و سست می شود و این امکان بوجود می آید که شما ارتباط های نامتعارف و غیر صحیح را بیش از آنچه که باید و شاید، تجربه کنید.

 

چرا توانایی پرسیدن سؤالهای ماهرانه از اهمیت بالایی برخوردار می باشد؟ مطرح کردن پرسش های گوناگون، راهکاری است که با بهرگیری از آن می توانیم به کاوش اطلاعات جدید بپردازیم، دیدگاههای خود را با حقیقت مطابقت دهیم، و همچنین درک کنیم که طرز تفکر دیگران چگونه است و جهان را از چه نقطه نظری مشاهده مینمایند. اگر در هنگام بررسی پروژه های متفاوت ، هیچ گونه سؤالی مطرح نکنیم، این احتمال بوجود می آید که انگار تمام اطلاعاتی را که مربوط به شخص و یا شی مورد نظر میباشد را از پیش می دانیم. درصد احتمال این امر که دانش ما در مورد موضوع خاصی 100% باشد چقدر است؟ خیلی کم

 

ارزیابی قدرت سوال کردن

 

فرا انسانی -- سؤال پرسیدن این تصور را در ذهن گوینده ایجاد می کند که شما در حال گوش دادن به صحبت های او هستید (و همچنین به شما کمک می کند که بتوانید بهتر گوش دهید). این امر به نوبه خود قادر است که به سهولت پیوندهای شما را با افراد دیگر، محکم تر گرداند. مکالمه ای را در نظر بگیرید که شنونده در آن هیچ گونه پرسشی را مطرح نمی کند. چه احساسی ممکن است به گوینده دست بدهد؟ چه درکی از فرد مقابل در نظر او نقش می بندد؟ آیا هیچ گونه تمایلی به برقراری روابط گسترده تر در آینده با او پیدا می کند؟ با طرح این هدف که در گفتگوهای روزمره خود حتما چندین "پرسش را مطرح کنید" می توانید به راحتی اطلاعات ارزشمندی بدست آورید که این داده ها منجر به ارتقای کارایی، تحکیم رابطه، و کاهش سوء تفاهم ها میشود.

 

درون فردی-- یکی از شیوه های نوین بهبود مهارت های اجتماعی، این است که فرد از خود سؤالاتی می پرسد که به واسطه آن بتواند اهداف آینده را بهتر پایه ریزی نماید. همچنانکه فیلسوفان از قدیم الایام گفته اند: "تنها زندگی امتحان شده، ارزش زیستن را دارد." از این گذشته اگر از خودتان سؤال نپرسید، چگونه می خواهید خودتان را بشناسید؟ شاید انجام دادن این کار به اندازه به زبان آوردنش ساده نباشد، به ویژه در فرهنگ های غربی که دست به هر کاری می زنند تا خودشان را از درونیاتشان دور سازند و روی آن تمرکز نکنند، اما با توجه به هر نوع شیوه زندگی که در پیش میگیرید، می بایست خودتان را به انجام این کار عادت بدهید. سکوت به راحتی می تواند در زندگی شلوغ و فرهنگ پیچیده مدرن، انسانها را از اجتماع دور نگه دارد. تفکر جدید باید به گونه ای شکل بگیرد که بر پایه بصیرت طرح کردن پرسش ها و همینطور پاسخ های درونی استوار شده باشد. همچنین لازم به ذکر است که باید در عین حال مهارت های خود را در گوش دادن به سخنان دیگران و در نظر گرفتن روحیات آنها بیش از پیش افزایش دهیم.

 

تصورات معلق-- پرسش یکی از کلیدهایی است که می تواند به ما کمک کند که مفروضات ذهنی خود را از دیدگاهای طرف مقابل، به یک درک کامل تبدیل نماییم. در روابط و تعاملات اجتماعی، روزی نیست که فرضیه پردازی های ذهنی افراد به ایجاد سوء تفاهم، انتظارت نابجا، استرس، روابط آسیب دیده و وظایف بی پاسخ، ختم نشود. مطابقت دادن چیزی که به اعتقاد شما صحیح است با این مطلب که آیا دیگران هم یک چنین درک مشابهی دارند، می تواند به راحتی هر گونه عواقب منفی را از نظریه پردازی های ذهنی بی حد و حصر شما حذف کند. به منظور انجام این کار، سؤالاتی را باید مطرح کنید که شما را خاطر جمع کند که به طور کامل در مورد موضوع مورد بحث تفهیم می شوید به مثابه آن اقدام به انجام اعمالی مقتضی می زنید. به عنوان مثال پرسشی که شاید به نظر اغلب افراد کاملاً ساده و پیش پا افتاده به نظر برسد: "آیا تو این کار را انجام میدهدی؟" می تواند به شما اطمینان خاطر دهد که طرف مقابل مسئولیت کامل آن کار را به عهده گرفته و دیگر هر دوی شما مجبور نیستند که فکرتان را مشغول آن قضیه کنید. در مرحله فرا انسانی، مشورت با فرد مقابل، در مورد نیات و یا حرف هایی که به نظرتان متعارف شناخته نمی شوند، به آسانی می تواند درک متقابل شما را از یکدیگر افزایش داده و در عین حال مفروضاتی را که ممکن است موجب بروز حساسیت بیش از اندازه شوند را از میان بر می دارد.

 

ارتباط واضح -- هر سؤال پرسش نشده (و بالطبع پاسخ داده نشده) مانند یک دام عمل می کند که در زیر پای شما گسترده شده است. به عنوان مثال تصور کنید که از مراجعین یک شرکت سؤال نشود که آنها نهایتاً به دنبال رسیدن به چه نتیجه ای هستند. چگونه شرکت می خواهد به هدفی که نمی داند چیست، دست پیدا کند؟ همچنین می توانید در این زمینه یک تیم کاری را که مشغول انجام پروژه گروهی است، در نظر بگیرید. فرض می کنیم که تمام اعضا دارای ایده های بسیار جالبی برای پیشبرد و ارتقای سطح کلی برنامه ها هستند، اما این فرصت را پیدا نمی کنند که عقایدشان در اختیار یکدیگر گذاشته و در مورد آنها به بحث بنشینند، نتیجتا می توان گفت که میزان موفقیت آنها سرعتی شبیه به راه رفتن لاک پشت پیدا می کند. سعی کنید برای مطرح کردن سوال های متفکرانه از دیگران، وقت کافی در نظر بگیرید. این امر به طور کلی یکی از شیوه های کارآمد در زمنیه احترام گذاشتن به سایرین به شمار می رود به واسطه آن ارزش های اخلاقی از اهمیت بیشتری برخوردار شده و کارکنان حاضر می شوند که از خود همدلی و همکاری بیشتری نشان دهند.

 

کارکردن مؤثرتر -- در کنار اطلاعاتی که همکارها، رؤسای ارشد، و مدیران برای انجام دادن کار آن هم به نحو احسنت در اختیار دارند، در فضایی به دور از استرس و در مکانی که به ارزش های اخلاقی اهمیت زیادی داده شود، به راحتی می توان کار کرد. البته این مهم تنها در سایه پخش اطلاعات بدست می آید و نه احتکار اطلاعات. اما مؤلفه های فوق الذکر، اطلاعات مورد نیاز خود را از کجا بدست می آورند؟ با سؤال کردن. همه میدانیم که افراد، ذهن خوانی بلد نیستند و نمی توانند تفکرات ذهنی دیگران حدس بزنند. بنابراین نباید انتظار داشته باشید که بدون درخواست کردن، اطلاعات به سمت شما روانه شوند. این وظیفه شخصی افراد است که در مورد چیزهایی که نمی دانند، سؤال بپرسند؛ هیچ کس دیگر نمی تواند در این مورد کمکی در حق شما انجام دهد.

 

استعداد طرح سوالات بجای خود را آزمایش کنید

 

مطرح کردن پرسش های ماهرانه، تنها به یک علامت سؤال گذاشتن در انتهای یک ایده شخصی ختم نمی شود. ابتدا شما باید عادت پرسش کردن را در خودتان پرورش دهید. باید توجه داشته باشید که این مهارت با نظر دادن، مطرح کردن عقاید و بازپردهای اجتماعی، کاملا فرق می کند. دوماً باید آگاهی خود را از اینکه چه زمان سؤال میتواند (یا خواهد توانست) به شما در زمینه پیشبرد تعملات اجتماعیتان کمک کند را نیز افزایش دهید.

 

میتوانید از این تمرین ها برای انعطاف پذیری، شیوه طرح و تکامل استعدادهای سؤال پرسیدن خود استفاده کنید:

 

پیش از حمایت کردن از هر چیزی، سؤال کنید. در جلسه و یا کنفرانس بعدی، پیش از اینکه بخواهید نظر شخصی خودتان را ابلاغ کنید، سعی کنید سؤالات درست و مرتبطی در مورد موضوع مورد بحث مطرح کنید. در هر مرحله به انجام چنین کاری از خود اهتمام نشان دهید. هدف اصلی شما از طرح سوال می تواند شامل: جمع آوری معلومات بیشتر، روشن کردن بیانیه و یا دیدگاه اشخاص دیگر، سؤال کردن برای در جریان قرار گرفتن در مورد نقطه نظرات افراد دیگری که در جلسه شرکت کرده اند، باشد. در حین انجام این کار خودتان متوجه می شوید که رویه جلسه چقدر جالب تغییر میکند و مردم چگونه در مقابل این عمل از خود واکنش نشان میدهند (با عقاید و اعمال و رفتار خود)

 

آزمایش تصورات گذشته. به یکی از تصوراتی که در گذشته داشتید و بعداً ثابت شد که درست نبوده، فکر کنید. حداقل 5 مورد از پرسش هایی را که در حین آن جلسه میتوانستید مطرح کنید و به واسطه آنها می توانستید از بروز تصورات نادرست خود جلوگیری نمایید، اما این کار را انجام ندادید، را روی یک برگه کاغذ یادداشت کنید.

 

سؤال کنید اما بازجویی و استنطاق نکنید. در حالیکه سؤال پرسیدن یکی از بهترین راههای یادگیری بیشتر و ارتقای معلومات شخصی است، اما باید در نظر داشته باشید که هیچ گاه اشخاص دوست ندارد که مورد بازجویی قرار بگیرند! مانند هر ابزار دیگر ارتباطی، باید به نیات خود به منظور مطرح کردن سؤال کاملاً اگاه باشید. (به عنوان مثال به جای اینکه بخواهید با عقاید طرف مقابل بجنگید و به او حمله کنید، سعی کنید بیشتر به دیدگاههای او بیندیشید). در این میان تن صدا، حالات صورت، حرکات بدن، و نحوه انتخاب واژگان نیز از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشند.

 

قدمی که میتوانید همین حالا بردارید: حداقل 3 مورد از موقعیت هایی را که در هفته آینده میتوانید در آنها مهارت های پرسشی خود را به آزمایش بگذارید معین کنید. (قرار ملاقات، تماس های تلفنی بداهه، مکالمه با دوستان، و پاسخ به نامه های الکترونیکی می توانند همه جزء موقعیت های پنهان شما به شمار روند.)

با بالا رفتن قدرت شغلی، مسئولیت های کاری هم بیشتر می شود. اینکه بتوانید کارتان را خوب انجام دهید یک ضرورت است، اما اینکه بتوانید به طور مداوم وجهه و رفتار کاری خودتان را حفظ کنید به همان اندازه اهمیت دارد. فقط یک دست پاچگی جزئی می تواند به کلی رفتار و منش شغلی شما را برهم بزند.

 

اصول و قوانین طول و دراز اتیکت شغلی، یادگیری و حفظ آن را دشوار می کند اما اشتباهات رایجی که در این مقاله می خواهیم به آن اشاره کنیم، در کل جهان محکوم می شود. در این مقاله به شما کمک می کنیم این اشتباهات را تشخیص داده و از آنها دوری کنید.

 

اشتباهات رایج رفتاری در محل کار

 

بی حرمتی به مقدسات، بی ظرفیتی، درگوشی های غیرضروری، و عادات بد غذایی از جمله بدترین اشتباهات رفتاری در محل کار هستند. رفتار بد همه جا بد است، اما در محل کار که مردم به طور مرتب شاهد آن هستند، بدتر هم می شود.

 

برای اثبات حرفتان هیچوقت قسم نخورید. اینکار باعث می شود اعتبارتان از بین برود و نابخرد جلوه کنید. علاوه بر توهین و بی حرمتی به مقدسات، نزدیک ایستادن به همکاران یا برخورد فیزیکی با آنها نیز عاقلانه نیست. یادتان باشد، محل کار جای صمیمیت برقرار کردن نیست.

 

در محل کار گفتگو به صمیمیت ترجیح داده می شود، اما این شامل تلفن همراهتان نمی شود. یک تماس کوتاه در جلسه یا زمان ناهار ممکن است برای همکارانتان ناراحت کننده باشد، مخصوصاً اگر عادت داشته باشید پشت تلفن بلند بلند حرف بزنید. با صدا غذاخوردن هم یکی دیگر از رفتارهای بدی است که در محل کار ناخوشایندتر خواهد بود. با دهان پر حرف زدن باعث می شود طرف مقابلتان نتواند روی حرف های شما تمرکز لازم را داشته باشد.

 

اتیکت رفتاری در محل کار:  به جای قسم خوردن از شوخ طبعی خود استفاده کنید. اینکار باعث می شود توجه فرد مقابل به شما جلب شده و همه به خاطر تلاشهایتتان دوستتان بدارند. وقتی شوخ طبعی می کنید، یا خیلی ساده با کسی ارتباط برقرار میکنید، حداقل 50 سانتیمتر از آنها دور باستید، گهگاه لبخند بزنید، و با نگاهی حاکی از احترام به آنها نگاه کنید.

 

تماس های تلفنی خود را از طریق caller ID کنترل کنید، چون اکثر تماسهای تلفنی معمولاً غیرضروری هستند. سعی کنید قبل از شروع کار تماسهای مهم خود را انجام دهید تا بین کار مجبور به جواب دادن تلفنتان نشوید. از گذاشتن تلفن همراهتان روی میز کار جداً خوداری کنید. وقتی با بقیه غذا میخورید، درست غذا به در دهانتان بجوید و با دهان پر هرگز صحبت نکنید.

 

با تقویت رفتارهای مثبت در خود، از بروز رفتارهای منفی جلوگیری کنید.

 

اشتباهات رایج در مکالمه

 

طریقه صحبت کردن شما با دیگران تاثیر بسیار زیادی در تثبیت اعتبار شما پیش آنها یا از بین رفتن اعتبارتان خواهد داشت. از بدترین اشتباهات رایج در مکالمه می توان به حرف زدن درمورد موضوعات ممنوع، غیبت کردن، قطع کردن صحبت دیگران، و فریاد زدن اشاره کرد.

 

سیاست و مذهب موضوعات چندان مناسبی برای بحث در محل کار نیستند. باید یادتان باشد که سر کار هستید نه در خانه پیش دوستانتان. حرف زدن درمورد مسائل جنسی هم محدودیت هایی دارد و فراتر رفتن از حد مجاز چندان خوشانید نیست.

 

وقتی رئیس یا یکی از ارباب رجوع ها از دست شما عصبانی باشد، ممکن است احساس خوبی به شما دست ندهد؛ اما با فریاد زدن یا قطع کردن حرف طرف مقابل کار را بدتر خواهید کرد. فریاد زدن یا قطع کردن حرف همکاران هم رفتاری زشت و ناپسند است.

 

اتیکت مکالمه در محل کار: مکالمه هایتان باید تا حد امکان کوتاه باشد و از حد خود خارچ نشوید. پرسیدن سوال های اصولی و توجه داشتن به نحوه حرف زدن خود باعث می شود سراغ موضوعات ممنوعه نروید. زندگی خصوصیتان را برای خودتان نگه دارید و پشت سر کسی در محل کار غیبت نکنید. به جای صحبت کردن درمورد دیگران، سعی کنید بااحترام آنها را تحسین و تمجید کنید. و اگر آنها هم همین کار را برای شما کردند، تشکر کردن را فراموش نکنید.

 

بعد از دعوا و مشاجره، پشیمانی سودی نخواهد داشت، پس اگر گیر رئیس یا ارباب رجوعی عصبانی افتادید، سعی کنید خونسردی خود را حفظ کرده و به حل مشکل بپردازید. به جای قطع کردن حرف دیگران یا فریاد کشیدن، به حرف های آنها گوش دهید و قضاوت نکنید. سعی کنید به دقت درمورد حرفهایشان فکر کرده و راه حل های عاقلانه ارائه کنید. در شروع مکالمه با همکارانتان هم آرامش خود را حفظ کنید. و به خاطر داشته باشید هیچوقت وقتی همکارانتان سرشان شلوغ است برای حرف زدن نزدشان نروید.

 

گفتگوی مثبت و سازنده، استرس محیط کار را کاهش داده و باعث می شود همه احساس راحتی و خوشنودی بیشتری کنند.

 

اشتباهات رایج در ظاهر

 

اشتباه در ظاهر در محل کار از هر چیزی بدتر است چون قبل از اینکه حتی فرصت حرف زدن و ارتباط برقرار کردن با کسی به شما داده شود، نزد دیگران خرابتان خواهد کرد. از مهمترین اشتباهات رایح در ظاهر می توان به تاخیر، دست دادن شل و ول، و اشتباه در لباس پوشیدن اشاره کرد. وقت شناس نبودن شما، وقت دیگران را تلف خواهد کرد. اگر برای دیدن ارباب رجوع های جدید وقت شناس نباشید، مطمئن باشید این تاخیر به ضررتان تمام خواهد شد. اشتباه بزرگ دیگر، دست دادن شل و ول است. این طریقه دست دادن باعث می شود طرف مقابل تصور کند شما شخصیتی ترسو و خجالتی دارید.

 

طریقه لباس پوشیدن شما نیز در حس اولیه دیگران درمورد شما نقش دارد. اگر روی بازوهایتان را تاتو کرده باشید، یا گوشواره در گوشتان بیندازید، برای ظاهرتان در محل کار به هیچ وجه مناسب نیست و باعث می شود دیگران فکر خوبی درموردتان نکنند. ازاینرو بهتر است در محل کار طوری حاضر شوید که این نکات ریز اما مهم به چشم نخورد. پوشیدن لباس های نامناسب در محل کار (تی شرت و شلوار بگی) نیز کار خوشایندی نیست. داشتن کارت ویزیت هم اهمیت بسیار زیادی دارد چون نوشتن اسم و شماره تلفتان روی کاغذ یا حتی دستمال کاغذی ظاهر خوبی ندارد.

 

اتیکت ظاهر در محل کار: گاهی اوقات ویزیت های دکتر اجتناب ناپذیر است. اما بهتر است سعی کنید این قبیل قرار ملاقاتهای خود را خارج از ساعات اداری تنظیم کنید و اگر بعد از آن دیر سر کار رسیدید، حتماً برای تکمیل کارهایتان بیشتر سر کار بمانید یا در وقت ناهار هم کار کنید. در ملاقات با افراد جدید هم وقت شناسی اهمیت بسیار زیادی دارد. در اینگونه قرار ملاقات ها با لبخند به چهره طرف مقابل نگاه کنید و محکم با او دست بدهید. اسم و فامیلتان را کامل بیان کنید و با تکرار نام آنها، حس آشنایی خود را نشان دهید.

 

تاحد ممکن در محل کار لباسهای رسمی بپوشید و از انداختن انگشتر و گوشواره خودداری کنید. همیشه به اندازه کافی کارت ویزیت همراهتان داشته باشید و در انتهای مکالمه یکی از آنها را به طرف مقابل داده و اگر کارت ویزیت آنها را هم گرفتید، قبل از دور انداختن آن حتماً نگاهی به آن بیندازید.

 

اشتباهات رایج در مسافرت

 

سفر کاری دقیقاً همانطور است که از نامش پیداست اما گاهی اوقات، سفر کردن به یک کشور یا شهر جدید احتمال بروز خطا و اشتباه را بالا می برد. سوء تفاهمات فرهنگی، انتظارات غیرمنطقی، خوردن بیش از حد با مشتری و تبدیل کردن اتاق هتل به مهمانخانه از جمله بدترین اشتباهات در سفر هستند.

 

یک محل بیگانه ممکن است سوء تفاهمات فرهنگی زیادی هم به دنبال داشته باشد. هر کشور، آداب و رسوم خاص خود را دارد که ممکن است حتی کارهای ساده ای مثل هدیه دادن یا تماس های فیزیکی بی حرمتی تلقی شود. همه چیز مثل وقتی در کشور یا شهر خودتان هستید نخواهد بود، پس لاف نزنید که شهر/کشور شما بهتر است و از میزبانتان هم انتظارات غیرمعقول نداشته باشید.

 

بااینکه برای سفر کاری آمده اید، اما ممکن است گاهی با مشتری به مکان های اجتماعی هم بروید. اما این به شما این حق را نمی دهد که زیاده روی کنید و تصور کنید که در خانه نزد دوستانتان هستید. همچنین یادتان باشد که اتاق هتلتان، محل کار یا مهمانخانه نیست و دعوت کردن بیش از حد از مشتریان در آنجا (به خصوص اگر از جنس مخالف باشند) خیلی برایتان گران تمام خواهد شد.

 

اتیکت مسافرت های کاری: قبل از سفر کردن به خارج از کشور، سعی کنید تا قسمتی با آداب و رسوم خاص آن کشور و طریقه برقراری ارتباط در آنجا آشنا شوید. موقع حرف زدن، بااحترام و مودبانه صحبت کنید و تفاوت این محیط جدید را درک کرده و از مقایسه کردن آن با کشور یا شهر خودتان خودداری کنید. وقتی نوبت به برقراری ارتباط با مشتری می رسد، خوب است که رابطه ای شخصی با او ایجاد کنید اما هرگز پا را از حد خود فراتر نگذارید. یادتان باشد که شما مهمان هستید و هر انتخاب را با نهایت احترام انجام دهید.

 

اشتباهات رایج در جشن ها و میهمانی های کاری

 

همه شرکت ها ممکن است گاهی میهمان ها یا جشن هایی ترتیب دهند. در این جشن ها قرار است خوش بگذرد اما به این معنی نیست که می توانید در خوردن زیاده روی کنید یا رفتارهای زشت و زننده از خود بروز دهید.

 

زیاده روی در خوردن در این میهمانی ها شما را فردی بی بند و بار نشان می دهد و اگر رئیستان مجبور شود که تا خانه همراهیتان کند مطمئن باشید که کارتان تمام شده است. یکی دیگر از اشتباهات وقتی است که افراد میهمانی های شرکت را با پارتی های معمول اشتباه می گیرند. مطمئن باشید که این مهمانی ها جای مناسبی برای زل زدن در چشمهای دیگران نیست.

 

اتیکت جشن و مهمانی های کاری: اگر در هر صورت خطایی از شما سر زد و در جایی زیاده روی کردید، سریعاً عذرخواهی کنید یا مسئله را با شوخی و خنده تمام کنید. این تنها انتخاب شما خواهد بود.

 

برای جلوگیری از رسیدن به آن مرحله عذرخواهی، به یاد داشته باشید که این میهمانی ها قبل ازاینکه یک محل اجتماعی باشد، یک محل کاری است. پس با هر کس با همان احترامی که در محل کار رفتار میکنید، برخورد کنید.

 

حواستان به رفتارتان باشد

 

همه ما در موقعیت های مختلف دچار خطا و اشتباه می شویم، اما وقتی نوبت به محل کار و امور کاری می رسد، هرچه مقدار این اشتباهات کمتر باشد بهتر است. این روزها که زمان حکم طلا را دارد، هر اشتباه می تواند اتلاف وقت و پول را به دنبال داشته باشد و گاهی اوقات ضرر شما از این هم فراتر رفته و ممکن است اشتباهتان به بهای از دست رفتن کارتان تمام شود. یادتان باشد که انتخاب های رفتاری شما به شرکتتان و عاقبت به شخصیت خود شما برمی گردد. پس تا جایی که می توانید مراقب رفتار و منش خود در محل کار باشید تا گرفتاری برایتان پیش نیاید .

در کار و بیزنس، قوانین آداب معاشرت فقط شامل رفتارهای شما در اداره و محتویات ایمیلتان نمی شود، این قوانین اتیکت و آداب مکالمات شما با همکارانتان را هم در بر می گیرد. معمولاً تصور می شود که اتیکت مکالمات کاری را باید در مکالمات رو در رو رعایت کرد، اما پشت تلفن هم این موارد صادق است. در هر دو مورد، الزامات قدیمی گوش دادن و حرف زدن باید در مرکز توجه قرار گیرد.

 

ممکن است مکالمه کوتاهی با سوپروایزرتان داشته باشید، یا قبل از بستن قرارداد یا زنگ زدن به نمایندگان شرکت های دیگر، با یک مشتری جدید مسائل را بررسی کنید. مهم نیست که کدامیک از این موارد هدف شما برای مکالمه باشد، اینکه بدانید چه بگویید و چطور به حرف های طرف مقابل گوش دهید، می توانید پله ای برای موفقیت بیشتر شما در کار، یک شراکت جدید و یا فقط یک مکالمه لذت بخش باشد. وقتی کسی با شما احساس راحتی می کند، شما هم با آنها احساس نزدیکی و راحتی بیشتری خواهید کرد و دست یافتن به اهدافتان (شبکه سازی، متقاعد کردن و ...) به طور طبیعی میسر خواهد شد. این مسئله نه تنها به شما کمک میکند به آنچه که میخواهید برسید، بلکه احترام زیادی هم برای شما کسب خواهد کرد.

 

حال اجازه بدهید به برخی از اصلی ترین اصول و روش مکالمات کاری و تجاری بپردازیم.

 

 

رسمی باشید

 

رسمی بودن اهمیت بسیار زیادی دارد. در کار و بیزنس، باید تا می توانید باکلاس و رسمی باشید. از نحوه دست دادن شروع کنید و اگر به کسی معرفی می شوید، از عنوان (مثل آقا، خانم و ...) استفاده کنید، مگر اینکه طرف مقابل خود از شما بخواهد که او را با نام کوچک صدا کنید. منطقاً نحوه دست دادن برای پشت تلفن کاربردی ندارد، اما مسئله عنوان برای صدا کردن افراد، پشت تلفن هم باید رعایت شود. مهمتر اینکه، وقتی نامی را می شنوید، هیچوقت نباید آنرا فراموش کنید.

 

به خاطر داشتن نامها، نشانه احترام است، پس هر کاری که از دستتان برمی آید انجام دهید تا نام افراد را در حافظه تان نگه دارید. یک راه ساده برای اینکار، به کار بردن اسم آنها در مکالمه و گفتگویتان با آنها و بهتر از آن معرفی کردن آنها به کسی دیگر است.

 

هرچه مکالمه جلوتر می رود، رسمیت خود را همچنان حفظ کنید و اجازه ندهید هیچیک از عادات ناپسندتان، جلوه کند. مثلاً جویدن آدامس، صحبت کردن حین غذا خوردن یا نوشیدن حین حرف زدن، خارج از ادب است. در عوض سعی کنید هنگام غذا خوردن لقمه های کوچک بردارید و پشت تلفن هم از خوردن خودداری کنید.

 

وقتی صحبتتان رو به پایان است، دست دادن خاتمه کار، یادآور شدن نام فرد مقابل، و دادن کارت ویزیتتان را فراموش نکنید. با حفظ کلاس و شخصیت خود در جایجای مکالمه، فردی معتمد به نفس و بانزاکت به چشم خواهید آمد. موقع خاتمه دادن به مکالمات تلفنی، حتماً از فرد مقابل برای اینکه برایتان وقت گذاشته تشکر کنید و ابراز امیدواری کنید که در آینده ای نه چندان دور دوباره با وی تماس گرفته یا از نزدیک وی را ملاقات خواهید کرد.

 

درمورد موضوعات مطمئن و بی خطر صحبت کنید

 

کلماتی که از دهانتان بیرون می آیند، کلید یک مکالمه کاری موفق هستند. دقیقاً مثل زمانیکه در دادگاه هستید، هر حرفی که بزنید، می تواند برعلیه شما مورد استفاده قرار گیرد. حتی یک کلمه بد می تواند به قیمت بقیه زندگی کاریتان تمام شود.

 

یک مکالمه کاری به هیچ عنوان نباید احساسی باشد، باید کاملاً اصولی و به دور از نمایش باشد. موضوعاتی که هیچوقت نباید در مورد آنها صحبت کنید، موضوعاتی هستند که حول مذهب و پول می چرخند. اگر کسی سعی دارد شما را در مبحثی که به نظرتان بحث انگیز و جدال آمیز است، درگیر کند، به هیچ وجه منحرف نشوید. این نقطه نظرات را نادیده بگیرید و اگر به صورت اتفاقی کس دیگری احساسی شده و صدایش را بلند کرد، سعی کنید و با تونی ملایم و آرام موقعیت را آرام کنید.

 

پس در مورد چه موضوعاتی باید حرف بزنید؟ یک موضوع مطمئن و غیر کاری موضوعی است که به هیچ عنوان بحث انگیز نبوده و هیچ دشمنی هم ایجاد نکند. درمیان متخصصین، موضوعات متداول عبارتند از ورزش، موضوعات و اتفاقات روز، پیش زمینه شخصی شما، و البته کارتان. صحبت کردن درمورد کارتان بسیار عاقلانه است اما گاهی اوقات افراد به کمی تنوع نیاز دارند. پس وقتی می خواهید درمورد کارتان با آنها حرف بزنید، دقت کنید که درمورد موضوعات تکراری مثل رئیستان و همکارانتان نباشد، مگر اینکه بخواهید یک مطلب جالب درمورد آنها بگویید.

 

زیاد حرف نزنید

 

درست مثل یک مکالمه شخصی خوب، یک ارتباط کاری باکیفیت و خوب هم مستلزم یک جریان متعادل است. بعضی از ما واقعاً عاشق حرف زدن هستیم، که البته بد نیست چون نشاندهنده اجتماعی بودن ماست، اما برای کسی که شما را خوب نمیشناسد، این مسئله در یک موقعیت کاری آزار دهنده خواهد بود. کدام بدتر است: کسی که عنان یک مکالمه را در دست می گیرد، یا کسی که بدون اینکه بداند، عنان یک مکالمه را در دست می گیرد؟ هر دو اینها خوب نیست، پس شما هم سعی کنید از چنین موقعیت هایی اجتناب کنید.

 

می توانید با مشغول کردن خود به یک کار، خودتان را از افتادن در این دامها دور نگه دارید. اگر سوالی از شما پرسیده می شود، پاسختان را در کمتر از 60 کلمه ادا کنید. البته از دادن پاسخ هایی که بیشتر از چند کلمه نیستند هم خودداری کنید. هدف این است که جریان مکالمه را یکنواحت نگه دارید تا طرف مقابل توجه و دقت لارم به صحبت هایتان داشته باشد. در مکالمات تلفنی هم باید دقت زیادی اعمال کنید چون از آنجا که نمی توانید فرد مقابلتان را ببینید، نمی توانید میزان دقت آنها را به حرفهایتان بسنجید. وقتی صحبت نمی کنید، اجازه بدهید طرف مقابل صحبتش را تمام کند و به هیچ وجه در حرفهای او بپرید و حرفهایشان را شما تمام نکنید. وقتی نوبت به حرف زدن شما میرسد، آنها هم همان میزان احترام را برایتان مبذول می دارند.

 

همانطور که با طرف مکالمه تان با احترام برخورد می کنید، حتماً با همراهان آنها هم با همان میزان احترام رفتار کنید. این نوع رفتار نشان دهنده خلوص و صمیمیت شماست. وقتی بتوانید از حرف زدن بیش از حد خودداری کنید، مطمئن باشید که حرف هایتان شنونده بیشتری پیدا خواهد کرد و افراد احترام بیشتری برای شما و صحبت هایتان قائل خواهند بود.

 

خوب گوش کنید

 

اگر بتوانید از حرف زدن بیش از حد دوری کنید، باید بتوانید مثل حرفه ای ها گوش کنید. گوش دادن به حرف های طرف مقابل این امکان را فراهم می کند بیشتر با او آشنا شوید و ارتباط سالمتری با او برقرار کنید.

 

علاوه بر عمل ساده و ابتدایی گوش دادن، دومیت کاری که می تونید برای طرف مقابلتان انجام دهید این است که به آنها اجازه بدهید بفهمند که شما مشغول گوش دادن هستید. برای این منظور می توانید در جواب آنها از زبان بدن (ارتباط چشمی، تکان دادن سر و ...) استفاده کنید. همیشه نقطه نظرات کوتاهی عنوان کنید که نشان دهد خوب به حرفهای آنها گوش می دهید و می دانید که چه می گویند.

 

گوش دادن وقتی دشوار می شود که طرف مقابلتان حرف زیادی برای زدن نداشته باشد. در این موقعیت می توانید محترمانه راهتان را گرفته بروید یا بمانید و وقتتان را تلف کنید، اما گاهی اوقات افراد می خواهند خودشان را خالی کنند. شما می توانید با سوال کردن آنها را ترغیب به حرف زدن کنید. وقتی اینکار را انجام می دهید، آنها احساس راحتی و اطمینان بیشتری پیدا می کنند و علاقه و اشتیاق بیشتری نسبت به حرف زدن نشان می دهند.

 

ساده بگیرید

 

یک مکالمه کاری خوب باید حداقل احساس و حداکثر سادگی را در خود داشته باشد. با این وجود می توانید با ترغیب فرد مقابل به حرف زدن، دادن پاسخ های دقیق، و خوب گوش دادن مکالمه تان را جالب تر کنید. اگر ادب و رسمیت خود را در ارتباطاتتان حفظ کنید، مطمئن باشید که آداب و رسوم مکالمات کاری را خیلی خوب یاد گرفته اید.